Es ist Dienstagvormittag, im Sekretariat einer Notarkanzlei klingelt das Telefon: Frau M. fragt nach dem Stand ihrer GbR-Anteilsübertragung, Herr K. will wissen, ob der Erbschein schon vorliegt, dazwischen ruft das Maklerbüro wegen eines anstehenden Kaufvertrags an. Parallel liegt eine Mail im Postfach mit den ersten Eckdaten zu einer GmbH-Gründung, die hin- und herwandert, weil die Hälfte fehlt. Zwischendurch wird ein Beurkundungstermin verschoben, weil der ursprüngliche Vorschlag dem Mandanten nicht passt und über vier weitere Mails ein neuer gefunden werden muss.
Solche Tage sind im Notariat keine Ausnahme. Vieles von dem, was im Sekretariat zwischen Tür und Angel passiert, lässt sich strukturieren, wenn die Kanzlei-Website mehr leistet als Adresse, Sprechzeiten und das Foto vom Team. Drei Bereiche lohnen sich besonders.
Die Website als digitales Werkzeug des Sekretariats
Bei vielen Kanzleien beschränkt sich die Website auf eine Pflichtangabe-Sammlung: Impressum, Datenschutz, Adresse, Tätigkeitsfelder, manchmal ein Team-Foto. Die Mindestanforderung ist damit erfüllt. Eine Website kann aber mehr sein, ohne in die Nähe von Marketing oder Anpreisung zu geraten. Sie kann Routine-Schritte übernehmen, die heute mehrfach am Tag manuell im Sekretariat anfallen.
Die Rollenverteilung bleibt dabei klar: die Website ist Werkzeug, kein Ersatz. Das Sekretariat behält die Souveränität, die Notarin oder der Notar trägt weiterhin die berufsrechtliche Verantwortung für jede Außenäußerung der Kanzlei. Die Website nimmt ab, was sich vorgelagert vom persönlichen Kontakt erledigen lässt.
Vorerfassung über Online-Formulare
Bevor eine Beurkundung stattfinden kann, braucht das Notariat eine Reihe von Angaben: Namen und Geburtsdaten der Beteiligten, Anschriften, Angaben zum Vorgang, manchmal Eckdaten zu einem Vertragsgegenstand oder einer Immobilie. Bislang fließen diese Angaben in vielen Kanzleien telefonisch, per Mail oder per Post ins Sekretariat, werden dort handschriftlich oder im Word-Dokument festgehalten und später ins Vorgangs-System der Kanzlei übertragen.
Ein gut gebautes Online-Formular auf der Kanzlei-Website nimmt diesen Schritt vorweg. Die Beteiligten geben ihre Eckdaten strukturiert und einmalig ein, zu ihrer Zeit. Das kann abends oder am Wochenende sein, wenn die eigenen Unterlagen vor ihnen liegen. Pflichtfelder sind markiert, einfache Eingabe-Checks (Postleitzahl, Datumsformat) verhindern offensichtliche Tippfehler. Das Formular landet in einem klar adressierten Posteingang im Sekretariat. Die telefonische Last sinkt vor allem bei vorbereitbaren Standardvorgängen wie GmbH-Gründungen oder Vorsorgevollmachten. Bei Erbsachen oder emotional besetzten Mandaten bleibt der telefonische Erstkontakt häufig dominant, hier ergänzt das Formular, ersetzt das Gespräch aber nicht.
Solche Formulare muss keine Kanzlei selbst entwickeln. Mehrere Anbieter haben sich auf die Vorab-Erfassung von Mandantendaten spezialisiert, etwa NotarNow, notara oder das Mandantenportal der Bundesnotarkammer. Ein Eigenbau ist möglich, in der Praxis greifen Kanzleien aber meist auf einen dieser Anbieter zurück, weil Datenschutz und die Anbindung an die Kanzlei-Abläufe damit bereits gelöst sind. Welche Lösung passt, hängt vom Bestand der Kanzlei und der Vorgangs-Struktur ab, die am häufigsten vorkommt.
Eine Abgrenzung gehört dazu: das Formular spart das Mitschreiben am Telefon, nicht die Prüfung. Identität gegen Ausweis, Vertretung gegen Handelsregister, Immobilienangaben gegen Grundbuch: die Prüfung dieser Punkte verantwortet der Notar, die Identitätsfeststellung der Beteiligten erfolgt in der Beurkundung selbst. Das Sekretariat bereitet die Unterlagen vor, das Online-Formular liefert dafür eine saubere Ausgangslage.
Termine online vereinbaren
Die zweite Entlastung betrifft die Terminvereinbarung. Statt einer Mail-Sequenz mit drei oder vier Vorschlägen, die jeweils zurückgehen, sieht der Beteiligte freie Zeiten auf der Website und schlägt eine passende vor. Eine Bestätigung mit Adresse, Anfahrt und einer Liste, was zum Termin mitzubringen ist, geht im Anschluss heraus.
Wichtig ist dabei: ein über die Website gewählter Termin ist zunächst ein Wunsch, keine feste Zusage. Das Sekretariat bestätigt, verschiebt oder ergänzt, weil vor jedem Beurkundungstermin Prüfungen anstehen, die der Mandant nicht überschauen kann: Liegt der Entwurf vor? Sind die Beteiligten vollzählig? Wird eine Dolmetscherin benötigt? Bei Immobilien-Beurkundungen mit Verbrauchern ist außerdem die Regelvorgabe nach § 17 Abs. 2a BeurkG zu beachten, wonach dem Verbraucher der beabsichtigte Text in der Regel zwei Wochen vor der Beurkundung zur Verfügung stehen soll. Eine automatische verbindliche Bestätigung ohne Vorprüfung würde mehr Arbeit erzeugen als einsparen.
In der Praxis funktioniert die Online-Terminanfrage besonders gut bei Erstgesprächen und planungsfreundlichen Vorgängen (Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, einfache Vollmacht). Bei komplexeren Beurkundungen bleibt die telefonische Abstimmung dominant. Auch für die Terminvergabe gibt es spezialisierte Anbieter, etwa notara mit einem eigenen Terminmodul für Notariate.
Mandantenfragen vorab klären
Die dritte Entlastung liegt in der Information vor dem Termin. Wer einen Notar sucht, hat in der Regel eine Reihe von Fragen, die in jedem Mandantenkontakt wiederkehren: Welche Unterlagen werden gebraucht? Wie lange dauert die Beurkundung? Was kostet sie? Wer muss zum Termin mitkommen?
Eine sauber strukturierte Website hält pro Vorgangstyp eine kurze Erklärseite vor: Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Testament, Erbvertrag, Immobilien-Beurkundung, GmbH-Gründung. Jede Erklärseite beschreibt den Ablauf in der Sprache der Beteiligten, nennt die zum Termin mitzubringenden Unterlagen und ordnet die Dauer ein. Eine kurze, orientierende Angabe zu den gesetzlichen Gebühren nach dem GNotKG schadet nicht, mit dem ehrlichen Hinweis, dass die konkrete Gebühr vom Geschäftswert abhängt und im Vorgespräch genannt wird.
Beteiligte kommen besser informiert in den Termin und nutzen die Beratungszeit für das, was wirklich Beratung braucht. Das Sekretariat erhält weniger Routine-Anrufe zu wiederkehrenden Fragen. Und mit jedem Vorgangstyp, der einmal sauber erklärt ist, entsteht nebenbei ein internes Einarbeitungsmaterial: neue Sekretariatskräfte oder Auszubildende können den Mandanten verbindlich auf die Erklärseite verweisen und verkürzen so ihre Einarbeitung.
Berufsrechtlich gilt für die Erklärseiten derselbe Maßstab wie für jede andere Außendarstellung der Kanzlei: sachliche Information ja, anpreisendes Vokabular nein. Eine Erklärseite zur Vorsorgevollmacht beschreibt, wann sie sinnvoll ist und was sie regelt; sie behauptet nicht, dass diese Kanzlei sie besonders gut macht.
Schnittstellen zur Notariatssoftware
In der Praxis landen die meisten heute eingesetzten Online-Formulare als Mail-Anhang oder PDF im Sekretariat. Die Übertragung in das Vorgangs-System der Kanzlei (etwa RA-MICRO Notar, TriNotar, NOAH oder CVC NOTRE) bleibt dann manuelle Arbeit. Eine echte Entlastung ohne Tipparbeit entsteht erst dort, wo das Formular direkt in die Notariatssoftware einläuft.
Hier liegt die Stärke spezialisierter Formular-Anbieter: bei ihnen ist die strukturierte Übergabe in die Notariatssoftware bereits angelegt, während ein selbst gebautes Formular diesen Schritt erst herstellen müsste. Vor dem Bau oder der Auswahl eines Formulars lohnt im Zweifel eine Rückfrage beim Software-Hersteller, welche Schnittstellen er unterstützt.
Was Mandanten davon haben
Die drei Bereiche sind nicht nur Sekretariats-Entlastung. Aus Mandanten-Sicht entsteht eine zugänglichere Kanzlei: ein Termin lässt sich abends in Ruhe vorbereiten, ohne mit dem Sekretariat zu telefonieren. Die Unterlagen-Liste steht vor dem Beurkundungstermin fest, niemand muss zwei Mal anreisen. Die Wartezeit am Telefon sinkt, weil Routinefragen anderswo beantwortet sind. Und der Beurkundungstermin selbst gewinnt an Qualität, weil die Vorbereitung steht und Zeit bleibt für das, was nur in der Beurkundung selbst geklärt werden kann.
Berufsrechtliche Hinweise
Mehrere Normen sind beim Auf- und Ausbau der Website mitzudenken. § 29 BNotO begrenzt die Außendarstellung auf das Sachliche, das gilt auch für Formulare, Termin-Beschreibungen und Erklärseiten. § 14 BNotO verlangt unabhängige und unparteiische Amtsführung; ein Online-Formular darf nicht den Eindruck erwecken, ein Mandat werde „auf Bestellung” abgewickelt, der Notar prüft jeden Vorgang eigenverantwortlich und ist an die Urkundsgewährungspflicht des § 15 BNotO gebunden. § 18 BNotO verpflichtet zur Verschwiegenheit, das verlangt erhöhte Sorgfalt bei der Datenhaltung: deutsches oder europäisches Hosting ist beim Notariat dringend angeraten. Außerdem sollten nur die Angaben erhoben werden, die für den Vorgang wirklich nötig sind; kommt es nicht zur Beurkundung, werden die übermittelten Daten wieder gelöscht. Ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit dem Webhost oder Formular-Anbieter gehört in den Aktenordner. Das BFSG kann bei verbindlichen Online-Funktionen zusätzliche Anforderungen an die technische Umsetzung stellen. Wer das Formular eines etablierten Anbieters einbindet, darf in der Regel annehmen, dass die Barrierefreiheit dort berücksichtigt ist; bei einem Eigenbau liegt sie in der eigenen Verantwortung. Die Anwendungsgrenzen werden in einem eigenen Fachbeitrag besprochen.
Der Aufwand liegt in der Einrichtung, nicht in der Pflege
Der Aufwand entsteht vor allem einmalig. Die Formulare und Erklärseiten müssen sauber aufgesetzt werden, und das Sekretariat braucht eine kurze Einweisung in die nachgelagerte Bearbeitung. Ist das geschehen, bleibt die laufende Pflege gering. Inhalte veralten nur dort, wo sich Anforderungen, Gebühren oder Abläufe ändern, dann sind die betroffenen Erklärseiten nachzuziehen.
Die berufsrechtliche Verantwortung für die Außendarstellung liegt beim Notar; sie ist nicht delegierbar. Die operative Pflege kann das Sekretariat übernehmen. Der laufende Aufwand ist sehr gering, weil sich an den Inhalten nur selten etwas ändert.
Fazit
Eine Notar-Website kann mehr sein als ein Pflicht-Eintrag im Netz. Vorerfassung über Online-Formulare, Termine online vereinbaren, Mandantenfragen vorab klären: drei Bereiche, in denen die Website das Sekretariat strukturiert entlastet und Mandanten einen vorbereiteten Zugang zur Kanzlei bietet. Der Aufwand liegt vor allem in der einmaligen Einrichtung, sofern die Website ohnehin sauber gebaut ist; die laufende Pflege bleibt überschaubar. Wer die drei Bereiche zusammen denkt, entlastet das ganze Team im Berufsalltag und gewinnt im Notariat Zeit für das, was nur persönlich geschieht: die Beratung und die Beurkundung selbst.
