Unter dem Stichwort „Notariat 2030“ arbeitet die Bundesnotarkammer an einer mittelfristigen Neuausrichtung des Berufsalltags. Im Kern geht es um die Frage, wie das Notariat im Jahr 2030 aufgestellt sein sollte und welche Digitalisierungsschritte dorthin führen. Das klingt zunächst nach interner Verbandsarbeit. Wer den eigenen Online-Auftritt jedoch in den kommenden Jahren weiterentwickeln möchte, findet im Strategieprojekt eine Reihe konkreter Anknüpfungspunkte.
Mandanten erleben den Erstkontakt mit einem Notariat bislang sehr unterschiedlich: mal läuft alles per Telefon und Papier, mal sind Email und Online Formulare im Spiel. Genau an dieser Stelle setzt das Strategieprojekt an. Mit dem Mandantenportal der Bundesnotarkammer steht seit September 2025 ein erster Baustein zur Verfügung, mit dem sich der Erstkontakt strukturieren lässt. Ob und wie eine Kanzlei das aufgreift, bleibt ihre Entscheidung. Wer früh mitdenkt, kann die eigene Website schon heute in die Richtung entwickeln, in die das Strategieprojekt sie ohnehin zieht. Der Effekt zeigt sich nicht nur am Auftritt im Netz, sondern in der täglichen Arbeit: weniger manuelle Daten-Erfassung, weniger Rückfragen, mehr Zeit für die eigentliche Beratung.
Ein Reform-Rahmen bis 2030
Am 20. September 2024 beschloss die 130. Generalversammlung der Bundesnotarkammer in Dresden den Auftakt eines mehrmonatigen Strategieprojekts. Beraterinnen und Berater der Boston Consulting Group führten in den folgenden Monaten eine ethnographische Analyse durch (eine Forschungsmethode, bei der Fachleute Arbeitsabläufe vor Ort über längere Zeit begleiten und beschreiben). Begleitet wurden ausgewählte Notarbüros, vom Einzelbüro bis zur Sozietät, im hauptberuflichen Notariat ebenso wie im Anwaltsnotariat. Am 17. Januar 2025 stellte die Bundesnotarkammer die Ergebnisse auf einer außerordentlichen Präsidentenkonferenz im Futurium Berlin vor. Die zentrale öffentlich zugängliche Darstellung dazu findet sich in der Ausgabe 01/2025 der Verbandszeitschrift BNotK Aktuell.
Schon der zeitliche Horizont ist eine bewusste Entscheidung. Im Heft heißt es: „Der zeitliche Rahmen bis 2030 wurde bewusst gewählt, um hinreichend Zeit für Anpassungen zu haben, ohne Lösungen in die ferne Zukunft zu verschieben.“ Die Bundesnotarkammer will damit weder kurzatmig optimieren noch eine ferne Zukunftsvision skizzieren, sondern in den kommenden Jahren konkrete Schritte umsetzen.
Aus den Beobachtungen wurden sogenannte „behavioral Personas“ gebildet, also Nutzertypen mit ähnlichen Arbeitsabläufen und Bedürfnissen, die als Grundlage für die Bewertung von Digitalisierungsmaßnahmen dienen. Den Maßstab für die abgeleiteten Schritte hält BNotK Aktuell eindeutig fest: „Der Fokus des Projekts lag von Anfang an auf den praktischen Bedürfnissen im Notarbüro.“ Das ist insofern bemerkenswert, als die vorangegangenen Großprojekte der BNotK (Elektronisches Urkundenarchiv, Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht) primär an regulatorischen Vorgaben ausgerichtet waren.
Schmerzpunkte im Notariatsalltag
Die ethnographische Begleitung machte sichtbar, was im Alltag eines Notarbüros nicht funktioniert. Die Bundesnotarkammer formuliert ihre Ergebnisse zurückhaltend: Identifiziert worden seien „bestehende Schmerzpunkte und mögliche Szenarien“, das übergeordnete Ziel sei „eine spürbare Erleichterung des Notariatsalltags“. Konkrete Befunde nennt das Heft selbst nicht.
Klar wird allerdings, woran das Strategieprojekt ansetzt: Mehrfacherfassung derselben Daten an verschiedenen Stellen ist eines der zentralen Themen. Das lässt sich aus dem Ziel des Mandantenportals lesen, das BNotK Aktuell so beschreibt: „Rückfragen oder mehrmaliges Eingeben derselben Daten sollen möglichst entfallen.“
Aus Mandantensicht zeigen sich diese Schmerzpunkte indirekt. Eine Mandantin meldet sich, schildert ihr Anliegen, schickt Unterlagen. Was sie nicht sieht, ist der weitere Weg ihrer Daten: das Sekretariat erfasst sie beim Erstkontakt, danach werden die Angaben für die Notarsoftware aufbereitet, vor dem Beurkundungstermin erneut abgeglichen, nach dem Termin in das Vollzugssystem übertragen und schließlich an Grundbuch oder Register weitergeleitet. An jeder Schnittstelle besteht die Möglichkeit, dass etwas neu eingegeben werden muss. Was die Mandantin am Ende erlebt, ist nicht die Mehrfacherfassung selbst, sondern ihre Folgen: längere Wartezeiten und Rückfragen zu Angaben, die sie schon einmal gemacht hatte.
Das Mandantenportal als erste sichtbare Folge
Als erster Schritt aus dem Strategieprojekt ist seit dem 22. September 2025 das Mandantenportal der Bundesnotarkammer live. Bereitgestellt wird es über das BNotK Self-Service-Portal (ssp.bnotk.de) zu 89 Euro pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer (Stand Mai 2026). Funktional dient es der digitalen Erfassung von Vorgangs- und Beteiligtendaten, vom Erstkontakt bis zur Übergabe an die weitere Bearbeitung im Notariat.
Zwei Aussagen aus BNotK Aktuell beschreiben Anspruch und Wirkungsweise. Zur Einbindung in die Kanzlei-Website heißt es im Heft: „Es kann ohne vertiefte IT-Kenntnisse in die Website des Notarbüros eingebunden werden und wird bequem vom Smartphone oder Tablet zu bedienen sein.“ Zum Effekt auf die Datenerfassung formuliert die Bundesnotarkammer ein klares Ziel: „Rückfragen oder mehrmaliges Eingeben derselben Daten sollen möglichst entfallen.“
Für die Mandantin aus dem vorigen Abschnitt heißt das: Sie trägt ihre Daten einmal online in das Portal ein. Im Notariat sind sie damit unmittelbar verfügbar. Das mehrfache Nennen am Telefon, Rückfragen zu schon mitgeteilten Angaben und das Ausfüllen weiterer Formulare entfällt. Das Portal ist nach Angaben der BNotK an das Design der einzelnen Kanzlei anpassbar.
Technisch erfolgt die Einbindung typischerweise per Iframe (eingebetteter Bereich, in dem eine externe Anwendung läuft) oder per Deeplink (Verweis auf eine externe Seite, die sich nahtlos an die Website anschließt). Beides lässt sich mit überschaubarem Aufwand umsetzen.
Hinzu kommt die datenschutzrechtliche Seite. Mandantendaten, die über das Portal erfasst werden, durchlaufen den BNotK-Server, bevor sie im Notariat ankommen. Damit das sauber läuft, ist die Datenverarbeitung zwischen Kanzlei und Bundesnotarkammer nach Art. 28 DSGVO vertraglich zu regeln (in der Praxis mit der Portal-Buchung meist integriert), die Datenschutzerklärung auf der Notar-Website ist um den Portal-Hinweis zu erweitern, und je nach Einbindung kann zusätzlich ein Cookie-Banner (das Einwilligungsfenster, das beim ersten Besuch der Website erscheint) notwendig werden.
Geplant sind außerdem weitere Funktionen. Nach Angaben der Bundesnotarkammer sollen in späteren Ausbaustufen Geldwäsche-Analysen und Funktionen zur Urkunden-Abwicklung integriert werden. Das Mandantenportal in der aktuellen Form ist also Auftakt, nicht Endpunkt.
Was nach dem Portal kommt
Hinter dem Mandantenportal steht ein größerer Gedanke: der einheitliche Strukturdatensatz (ein einheitlich aufgebautes Datenformat, in dem die Informationen zu einem notariellen Vorgang erfasst werden). Mit ihm soll, so die Bundesnotarkammer in BNotK Aktuell, ein neuer Standard für notarielle Vorgänge eingeführt werden. Bereits in der ersten Stufe des Mandantenportals wird mit diesem Datensatz gearbeitet. Eine Taskforce aus erfahrenen Notaren begleitet die fachliche Ausgestaltung.
Der Strukturdatensatz ist die Voraussetzung für das, was die Bundesnotarkammer als Ende-zu-Ende-Digitalisierung bezeichnet (ein durchgängig digitaler Vorgang vom ersten Kontakt mit dem Mandanten bis zum nachgelagerten Register). Daten, die beim Erstkontakt im Portal eingegeben werden, lassen sich später ohne erneute Erfassung an Notar-Software, Grundbuch oder Handelsregister weitergeben.
Für eine Notar-Website hat das auch heute schon Folgen, lange bevor die nachgelagerten Schritte umgesetzt sind. Wer im Kontaktformular auf der Website nur drei Felder anbietet (Name, E-Mail, Nachricht), lässt Informationen liegen, die später ohnehin erfasst werden müssen. Formulare, die schon heute auf den späteren Strukturdatensatz hin gedacht sind, fragen die relevanten Felder direkt an der richtigen Stelle ab und sparen sich die Nacherfassung. Das ist nicht primär eine technische Frage, sondern eine konzeptionelle: welche Angaben sind über die Mandantin selbst zu erheben, welche zum konkreten Vorhaben, welche zu den weiteren Beteiligten.
Die BNotK öffnet das Mandantenportal für private Anbieter
Eine zweite Taskforce richtet sich nach außen. Die Bundesnotarkammer hat angekündigt, einen regelmäßigen Austausch mit den privaten Notarsoftwareherstellern aufzusetzen und für diese Zwecke einen zentralen Ansprechpartner zu benennen. In BNotK Aktuell wird das Ziel klar benannt: angestrebt wird „eine Kompatibilität der Anwendungen privater Anbieter mit den Lösungen der Bundesnotarkammer und umgekehrt“.
Das ist eine bemerkenswerte Aussage. Das Mandantenportal ist nicht als geschlossene Insel-Lösung konzipiert, sondern als Standard, an den private Anbieter andocken sollen. Wer heute Notar-Software einsetzt, soll künftig nicht zwischen Mandantenportal und etablierter Praxis-Software wählen müssen, sondern beides zusammen nutzen können. Für Kanzleien bedeutet das, dass die Frage nach der „richtigen“ Software an Schärfe verliert. Es geht weniger um ein einzelnes System als um die saubere Verbindung von Komponenten.
Für die Notar-Website ist das nur mittelbar relevant, weil der Austausch in erster Linie die internen Software-Systeme im Notariat betrifft, also die Anwendungen, mit denen das Team einen Vorgang im Hintergrund bearbeitet. Spürbar wird die Öffnung trotzdem: Je mehr Anbieter den Strukturdatensatz übernehmen, desto reibungsloser laufen Daten, die die Kanzlei-Website schon im selben Format erfasst.
Was eine Notar-Website daraus ableiten kann
Aus dem bisher Sichtbaren des Strategieprojekts lassen sich drei Punkte ableiten, die für eine Notar-Website mittelfristig relevant werden.
Mandantenportal sauber einbinden
Wer das Mandantenportal über das BNotK Self-Service-Portal abonniert, muss es noch in die eigene Website integrieren. Das umfasst die technische Einbindung (Iframe, Deeplink, gegebenenfalls Anpassung an Layout und Farben) und die Verlinkung an den richtigen Stellen der Website (Startseite, Kontakt-Sektion, themenbezogene Unterseiten). Eine bloße Verlinkung in der Fußzeile bleibt deutlich hinter dem Möglichen zurück. Die Einbindung als sichtbarer Erstkontakt-Schritt im Sinne von „Hier können Sie Ihre Angaben geordnet übermitteln“ entspricht eher der Idee des Portals.
Kontaktformulare nach Vorgangstypen gliedern
Die häufige Drei-Felder-Variante (Name, E-Mail, Nachricht) ist für einen ersten Kontakt zu schmal. Sie verschiebt die ordentliche Erfassung in das Telefonat, das im Notariat danach geführt werden muss. Sinnvoller sind Formulare, die das Anliegen am Anfang nach Vorgangstypen kategorisieren (Immobilie, Erbe, Gesellschaft, Familienrecht), die relevanten Beteiligten direkt erfragen und die Daten in einem Format ablegen, das später weiterverarbeitet werden kann. Das BNotK-Mandantenportal nimmt diese Aufgabe weitgehend ab, sobald es eingebunden ist. Solange das nicht der Fall ist, bleibt das Kontaktformular der Ort, an dem das Anliegen entweder sauber aufgenommen oder nur grob skizziert wird.
Mobile Darstellung
Die Bundesnotarkammer formuliert als Ziel des Mandantenportals, „den Berufsstand zeitgemäß zu präsentieren, insbesondere gegenüber einer jüngeren und digital affinen Zielgruppe“. Diese Zielgruppe kommt überwiegend vom Smartphone. Eine Notar-Website, die am Desktop sauber aussieht, am Handy aber nur als verschobene Mini-Version des Desktops funktioniert, erschwert den Erstkontakt genau dort, wo er stattfindet. Mobile Darstellung bedeutet nicht nur, dass die Inhalte auf den Bildschirm passen. Sie heißt auch, dass die Schrift lesbar bleibt, Schaltflächen mit dem Finger getroffen werden können, die Seite schnell lädt und sich Formulare bequem ausfüllen lassen, ohne dass die Mandantin hineinzoomen muss.
Fazit
„Notariat 2030“ ist kein abstrakter Strategie-Begriff, sondern eine konkrete Veränderung am Erstkontakt zwischen Mandant und Notariat. Mit dem Mandantenportal liegt seit September 2025 der erste sichtbare Baustein vor. Der Strukturdatensatz dahinter wird die Datenflüsse vom Erstkontakt bis zum Register schrittweise vereinheitlichen. Kanzlei-Websites, die das Portal sauber einbinden, ihre Formulare nach Vorgangstypen gliedern und mobil belastbar funktionieren, profitieren am stärksten von diesem Übergang. Die Bundesnotarkammer spricht in BNotK Aktuell von „tiefgreifenden und teilweise noch nicht adressierten Anforderungen der Endnutzerinnen und Endnutzer an digitale Lösungen“. Wer früh anfängt, profitiert schon heute von den Vorteilen, die Notariat 2030 mit sich bringen wird.
